Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui QUOVAI S.r.l. tratta i dati personali degli utenti che visitano il sito quovai.com e utilizzano i servizi offerti da Quovai.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

I servizi Quovai sono destinati esclusivamente a utenti maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali relativi a minori di 18 anni.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

QUOVAI S.r.l.
Iscritta al Registro delle Imprese di Varese
REA VA-398327
P. IVA 01871320493
Email: hello@quovai.com
Telefono: +39 02 87198048

3. Quali dati personali raccogliamo

Dati di navigazione

Durante la normale navigazione sul sito, i sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del sito possono acquisire alcuni dati tecnici.

Tali dati possono includere, a titolo esemplificativo, l'indirizzo IP, il tipo di browser utilizzato, informazioni sul dispositivo e dati relativi all'accesso al sito.

Questi dati vengono trattati per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del sito e dei servizi Quovai.

Dati forniti volontariamente dall'utente

Quando l'utente utilizza il modulo “Richiedi Info” o contatta Quovai, possiamo raccogliere i dati forniti volontariamente, tra cui:

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• sito web;
• nome della struttura;
• informazioni inserite nel campo libero;
• eventuali ulteriori informazioni comunicate volontariamente dall'utente.

I dati vengono utilizzati esclusivamente per rispondere alla richiesta dell'utente, fornire informazioni sui servizi Quovai e, ove richiesto, consentire l'accesso alla prova del software o avviare una trattativa commerciale.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

Gestione delle richieste di informazioni e delle richieste di prova del software

Il trattamento è necessario per rispondere alle richieste dell'utente e per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR.

Erogazione dei servizi Quovai

Quando l'utente utilizza i servizi Quovai, i dati vengono trattati nella misura necessaria all'esecuzione del contratto e all'erogazione dei servizi richiesti.

Sicurezza dei sistemi e dei servizi

Alcuni dati possono essere trattati per garantire la sicurezza, prevenire utilizzi abusivi e proteggere i sistemi informatici di Quovai. Tale trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.

Adempimento di obblighi di legge

I dati possono essere trattati quando necessario per adempiere a obblighi legali, fiscali, amministrativi o richieste delle autorità competenti.

Qualora specifiche attività di trattamento richiedano il consenso dell'utente, tale consenso sarà richiesto separatamente e potrà essere revocato in qualsiasi momento.

5. Luogo del trattamento e trasferimenti di dati

I trattamenti connessi ai servizi Quovai vengono effettuati mediante infrastrutture informatiche e fornitori di servizi tecnici utilizzati da QUOVAI S.r.l.

Quovai utilizza, tra gli altri, Data Center Aruba ubicati in Italia e Data Center Hetzner ubicati in Germania e Finlandia.

I dati sono trattati prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).

Qualora l'utilizzo di specifici fornitori o servizi tecnologici comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello SEE, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e sulla base delle garanzie previste dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza della Commissione europea o clausole contrattuali standard.

6. A chi possono essere comunicati i dati

QUOVAI S.r.l. non vende i dati personali degli utenti a terzi.

I dati personali possono essere trattati o comunicati a fornitori di servizi strettamente necessari al funzionamento e all'erogazione dei servizi Quovai, tra cui:

• fornitori di hosting e Data Center;
• fornitori di infrastrutture cloud;
• fornitori di servizi di posta elettronica;
• fornitori di servizi tecnologici e software;
• consulenti e professionisti, ove necessario;
• altri soggetti coinvolti nell'erogazione dei servizi richiesti dall'utente.

Tali soggetti trattano i dati nel rispetto della normativa applicabile e, ove previsto, sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti o ad altri soggetti quando previsto dalla legge o in presenza di una richiesta legittima dell'autorità.

7. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito Quovai può utilizzare cookie e altri strumenti tecnici necessari al corretto funzionamento del sito.

Per maggiori informazioni sui cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità di gestione delle preferenze, vi rinviamo alla nostra specifica Informativa sui Cookie.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

I dati raccolti tramite il modulo “Richiedi Info” sono conservati per un periodo massimo di 3 mesi dalla richiesta, salvo l'avvio di un rapporto precontrattuale o contrattuale che ne giustifichi l'ulteriore conservazione.

I dati relativi ai clienti e all'utilizzo dei servizi Quovai sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti di QUOVAI S.r.l.

Per i dati trattati nell'ambito del servizio “Umano” si applicano inoltre le specifiche modalità di conservazione indicate nella sezione dedicata.

9. Come proteggiamo i dati personali

QUOVAI S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, distruzione o divulgazione.

Le comunicazioni tra il browser dell'utente e i servizi Quovai sono protette mediante protocolli HTTPS/TLS.

Quovai adotta inoltre sistemi di autenticazione, controllo degli accessi e limitazione dell'accesso ai dati ai soli sistemi e soggetti autorizzati e necessari all'erogazione dei servizi.

Nonostante l'adozione di adeguate misure di sicurezza, nessun sistema informatico o sistema di trasmissione tramite Internet può garantire una sicurezza assoluta.

Il sito Quovai può contenere collegamenti a siti o servizi gestiti da soggetti terzi. QUOVAI S.r.l. non è responsabile delle modalità di trattamento dei dati personali adottate da tali soggetti. Invitiamo gli utenti a consultare le relative informative sulla privacy prima di fornire dati personali.

10. Accesso alle email tramite servizi di posta elettronica – Servizio “Umano”

Qualora l'utente scelga di utilizzare il servizio “Umano” offerto da Quovai, può autorizzare l'applicazione ad accedere alla propria casella di posta elettronica tramite servizi di terze parti, inclusa la Google Gmail API.

L'accesso alla casella di posta avviene esclusivamente previa autorizzazione esplicita dell'utente attraverso il sistema di autenticazione e autorizzazione fornito dal provider di posta elettronica.

Per Gmail, Quovai richiede esclusivamente i permessi necessari al funzionamento delle funzionalità del servizio “Umano”.

Tipologia di dati accessibili

A seguito dell'autorizzazione dell'utente, il servizio può accedere ai seguenti dati presenti nelle email:

• contenuto dei messaggi email;
• oggetto delle email;
• indirizzo email del mittente;
• indirizzo email del destinatario e degli eventuali ulteriori destinatari;
• data e ora del messaggio;
• eventuali allegati presenti nelle email;
• metadati tecnici necessari all'elaborazione e alla gestione dei messaggi.

Finalità del trattamento

I dati delle email vengono utilizzati esclusivamente per fornire le funzionalità richieste dall'utente nell'ambito del servizio “Umano” e, in particolare, per:

• analizzare automaticamente le richieste ricevute via email;
• estrarre le informazioni necessarie alla gestione delle richieste degli ospiti o dei clienti;
• generare preventivi in modo automatizzato;
• predisporre bozze o risposte automatiche alle richieste ricevute;
• consentire il funzionamento delle automazioni configurate dall'utente nell'ambito del servizio.

I dati ottenuti tramite l'accesso alle email non vengono utilizzati per finalità pubblicitarie, per profilazione commerciale o per la vendita a terzi.

I dati ottenuti tramite Gmail API non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale general purpose o modelli di intelligenza artificiale destinati a finalità diverse dall'erogazione delle funzionalità richieste dall'utente.

Utilizzo dei dati ottenuti tramite Google API

L'utilizzo e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle Google API avvengono nel rispetto della Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

I dati ottenuti tramite Google API sono utilizzati esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità del servizio “Umano” richieste dall'utente, nel rispetto delle autorizzazioni concesse dall'utente.

L'accesso ai Google User Data è limitato alle finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy.

Condivisione e trattamento dei dati delle email

I dati ottenuti tramite l'accesso alle email non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali o pubblicitarie.

I dati possono essere trattati:

• dai sistemi informatici di Quovai;
• da fornitori di hosting e infrastrutture cloud;
• da fornitori tecnologici strettamente necessari all'elaborazione dei dati e al funzionamento del servizio “Umano”.

L'eventuale accesso ai dati da parte di persone fisiche è limitato ai casi strettamente necessari per finalità di sicurezza, assistenza tecnica, risoluzione di problemi o adempimento di obblighi di legge, nel rispetto delle autorizzazioni e delle misure di sicurezza adottate da Quovai.

Conservazione dei dati delle email

I dati estratti o elaborati dalle email vengono conservati esclusivamente per il tempo necessario a fornire le funzionalità del servizio “Umano” richieste dall'utente.

La durata della conservazione è determinata in base alla natura dei dati, alla funzionalità utilizzata e alle esigenze tecniche necessarie all'erogazione del servizio, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

Quando i dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati trattati, vengono cancellati o anonimizzati, salvo che la conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o tutelare i diritti di QUOVAI S.r.l.

Revoca dell'accesso e cancellazione dei dati

L'utente può in qualsiasi momento:

• revocare l'autorizzazione all'accesso alla propria casella email attraverso le impostazioni del proprio account Google o del provider di posta elettronica utilizzato;
• disattivare l'integrazione con il servizio di posta elettronica;
• richiedere la cancellazione dei dati associati al servizio “Umano”, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

La revoca dell'autorizzazione impedisce a Quovai di accedere a nuovi dati della casella email tramite l'integrazione autorizzata.

Sicurezza dei dati

Quovai adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati trattati nell'ambito del servizio “Umano”, tra cui:

• accesso ai dati limitato ai sistemi e ai soggetti necessari al funzionamento del servizio;
• protezione delle comunicazioni mediante protocolli cifrati HTTPS/TLS;
• sistemi di autenticazione e controllo degli accessi;
• misure volte a prevenire accessi non autorizzati, perdita o divulgazione dei dati.

11. Diritti degli interessati

In conformità al GDPR, l'interessato può esercitare, ove applicabili, i seguenti diritti:

• ottenere conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e richiederne l'accesso;
• richiedere la rettifica o l'aggiornamento dei dati personali;
• richiedere la cancellazione dei dati personali;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento dei dati personali;
• ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiederne la portabilità, ove applicabile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento è basato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

L'esercizio dei diritti è gratuito nei limiti e secondo le modalità previste dalla normativa applicabile.

12. Come contattarci

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti, è possibile contattare QUOVAI S.r.l.:

Email: hello@quovai.com
Telefono: +39 02 87198048

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia n. 11
00187 Roma – Italia
Telefono: +39 06 696771
Email: protocollo@gpdp.it
Sito ufficiale del Garante per la protezione dei dati personali

13. Modifiche alla presente informativa

QUOVAI S.r.l. può modificare o aggiornare la presente Informativa sulla Privacy per adeguarla a modifiche normative, evoluzioni dei servizi offerti o cambiamenti nelle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione più aggiornata dell'Informativa sulla Privacy sarà sempre disponibile sul sito Quovai.

La data dell'ultimo aggiornamento è indicata all'inizio del documento.