Strutture ricettive turistiche sono luoghi in cui gli ospiti soggiornano raramente in stretta convivenza però occasionalmente c'è un alto grado di interazione tra ospiti e personale.
Sono questi aspetti, l'alloggio degli ospiti insieme ai servizi che ciò comporta (cibo e bevande, pulizia, organizzazione delle attività, ecc.) e l'interazione specifica per questi stabilimenti (ospite-ospite, ospite-personale, personale-personale). La salute e sicurezza dei tuoi ospiti è la nostra massima priorità. Stiamo facendo tutto il possibile per garantire ai tuoi ospiti una vacanza serena e rilassante!
Il gestionale Quovai ha sviluppato un “Pacchetto Ospitalità Contactless” per la sicurezza dei tuoi ospiti.
E' interesse della struttura ricettiva, ma è anche dell'ospite in questo momento, minimizzare il tempo di contatto con il personale e la permanenza nelle aree comuni (COVID-19). Per questo ci sembra che una procedura online (che in passato avrebbe potuto anche essere vista come un onere) potrebbe ora essere molto gradita all'ospite.
Abbiamo la soluzione ideale per te: prova gratis 30 giorni. Potrai testare le performance e la funzionalità del gestionale nel comfort del tuo spazio lavorativo. Se hai tanta o hai poca dimestichezza tecnologica, rimaniamo accanto a te per tutto il periodo di prova. Ti aiutiamo come se fossi già un nostro cliente. Tutto senza impegno economico e in piena tranquillità.
La nostra soluzione ideale "all-in-one" comprende:
Un PMS (Property Management System) ovvero un gestionale 100% in cloud che rappresenta il cuore pulsante della tua struttura ricettiva (o multi strutture) dove puoi pianificare le tariffe, gestire i servizi aggiuntivi, creare delle promozioni, inviare delle schedine alloggiati e dei rapporti ISTAT, gestire la fatturazione elettronica e corrispettivi, gestire dei gruppi, preventivi, online check-in, POS ecc.
Un Booking Engine per ricevere prenotazioni direttamente sul tuo sito web (un canale di vendita diretta).
Un Channel Manager che gestisce i canali di vendita online con una sincronizzazione immediata ed affidabile.
Un Portale dove fungiamo come aggregatore degli alloggi disponibili per aumentare la tua visibilità online.
E volendo un Sito Web per la tua struttura ricettiva che riflette la tua propria identità digitale.
Possiamo anche mettere a disposizione una pagina profila/un webshop (Quovai Offers) dove puoi proporre (ed anche vendere - detta cross selling) a tuoi ospiti una selezione di esperienze/servizi nei dintorni o i tuoi prodotti che renderanno la loro vacanza più piacevole!
Se decidi di procedere con il gestionale Quovai, saremo felici! Contattaci.
Lavoriamo per garantirti un prodotto di classe. Puoi rimanere tranquillo sapendo che il gestionale Quovai è sempre aggiornato con le nuove norme nazionali ed europee. Per esempio, ultimamente abbiamo avuto la sfida della direttiva PSD2 e la modalità SCA (autenticazione forte del cliente), della fatturazione elettronica (tutto il ciclo attivo e passivo, firma digitale, invio SDI, conservazione sostitutiva, dei corrispettivi telematici (integrazione con la stampante fiscale di RCH Print!F), della legge sulla privacy GDPR...
Possiamo accordarci volta per volta sull'approccio migliore per rispondere alle tue esigenze. Possiamo importare i dati delle tue vecchie prenotazioni se riesci a fornircele in formato Excel/CSV e le anagrafiche dei clienti. Non perderai niente, il passaggio sarà liscio.
Vuol dire che i dati della tua struttura non sono salvati sul tuo PC ma sui server nel cloud che noi gestiamo per conto tuo liberandoti da ogni preoccupazione. Non dovrai acquistare, installare o gestire autonomamente né hardware né software. Ti basta un browser e una connessione internet affidabile per accedere al PMS sia dal tuo computer che dallo smartphone.
Sì, Quovai PMS può facilmente gestire più proprietà anche con un unico tableau o con gestioni separate ed unico accesso. Il piano dei prezzi si trova qui.
Il gestionale Quovai PMS è in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (il regolamento europeo su privacy e protezione dei dati personali - GDPR - General Data Protection Regulation).
Accordo per il Trattamento dei Dati: Abbiamo stabilito un Accordo (ai sensi dell’art. 28 GDPR) per il trattamento dei dati personali tra il Titolare del trattamento (tu come struttura ricettiva) e il Responsabile del trattamento (noi come Quovai). L'Accordo è importante per dimostrare e governare il nostro rapporto di lavoro (i nostri obblighi, le nostre responsabilità e passività). L'Accordo viene mostrato subito dopo il primo login a Quovai PMS.
Consenso all'attività di emailing marketing: Le prenotazioni che inserisci manualmente o che arrivano dai portali tramite il channel manager, vengono salvate nel gestionale e il sistema imposta il consenso privacy a “esecuzione del contratto” (ai sensi dell'art. 6 GDPR). Questo significa che registri i dati nel gestionale solo al fine di poter fornire un servizio contrattualizzato con il cliente (es. una prenotazione) e che allo scadere di questo servizio (es. dopo il check-out) i dati verranno anonimizzati. Al momento del check-in, puoi anche chiedere al cliente di dare il consenso all'email marketing. Per le prenotazioni ricevute tramite il booking engine il cliente avrà già visualizzato l’informativa privacy e dato il consenso a conservare i dati per un periodo più lungo come definito nell’informativa privacy e può essere che avrà già dato il consenso (esplicito e verificabile tramite un'azione positiva) a ricevere informazioni commerciali/marketing.
Periodo di conservazione dei dati personali: I dati della Pubblica Sicurezza (schedine delle persone alloggiati) e dell'ISTAT (rispondendo ai dettami del Regolamento (UE) 692/2011) vengono pseudonimizzati 5 giorni dopo il check-out.
Ricca gamma di diritti di accesso al gestionale: Ci sono vari livelli di accesso per rispondere alle tue esigenze in conformità al GDPR. Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità: Gestione | Configurazione | Tableau | Listino | PS & ISTAT | Messaggi email | Report di base/completi | Fatturazione di base/completa | Accesso completo. Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il "tableau" visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login "esterni" da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.
PCI DSS compliance: All'inserimento degli estremi della carta di credito dei tuoi clienti (nome e cognome, numero di carta e data di scadenza) vengono raccolti tramite Auric Systems. Il sistema AuricVault di AuricSystems fornisce un servizio sicuro e compatibile PCI DSS di archiviazione off-site per i dati della carta di credito.
Usiamo i data centre di Aruba e di Hetzner che è in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (il regolamento europeo su privacy e protezione dei dati personali - GDPR - General Data Protection Regulation). I data centre sono ubicati in Italia, in Germania e Finlandia, e quindi non viene operato alcun trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea (importante nel contesto della protezione dei dati personali dei vostri ospiti).
Il 14 settembre 2019 è entrata in vigore una direttiva (valida nei Paesi dello Spazio Economico Europeo – EU 28 ed Islanda, Liechtenstein e Norvegia) che cambia il modo di lavorare delle strutture ricettive, in particolare per quanto riguarda i pagamenti elettronici. Si tratta della direttiva PSD2 (Payment Services Directive).
Una delle principali novità della direttiva PSD2 è la SCA (Strong Customer Authentication) che è un’autenticazione forte del cliente.
Noi abbiamo adattato la nostra propria modalità di check-out al sistema integrato Stripe per le transazioni online in modalità SCA. In questo modo le carte di credito registrate sul nostro PMS QUOVAI verranno salvate in una modalità che vi consentirà l'utilizzo entro 90 giorni (questo limite è insito nella direttiva PSD2).
Attualmente all'inserimento degli estremi della carta di credito dei tuoi clienti, i dati vengono raccolti tramite Auric Systems. Il sistema AuricVault di AuricSystems fornisce un servizio sicuro e compatibile di archiviazione off-site per i dati della carta di credito (level 1 PCI/DSS compliance).
Dal 14 di settembre 2019 con l'introduzione della direttiva PSD2/SCA (Strong Customer Authentication), abbiamo adattato la nostra propria modalità di check-out del nostro booking engine al sistema integrato Stripe per le transazioni online in modalità SCA.
In questo modo le carte di credito registrate sul PMS QUOVAI verranno salvate in una modalità che vi consentirà l’utilizzo entro 90 giorni. Dopo 90 giorni (questo limite è insito nella direttiva PSD2), Quovai vi fornirà un sistema per chiedere al cliente un rinnovo del permesso ad utilizzare la carta di credito nei casi eccezionali in cui trascorrano più di 90 giorni tra la prenotazione e il check-in.
La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2019. Direttamente all’interno del gestionale Quovai, puoi emettere le fatture attive (ai tuoi clienti) e ricevere le fatture passive (dai tuoi fornitori) con un codice identificativo che Quovi ti fornisce. Quovai ha semplificato la procedura per te con l'automatizzazione della firma digitale del documento, dell'invio al Sistema di Interscambio (SdI) e della conservazione digitale (10 anni).
In più, puoi anche a) stampare le fatture in pdf, b) visualizzarle in formato xml e c) scaricare un archivio da fornire al tuo commercialista o da utilizzare per lo scambio dati con altri programmi.
Il gestionale Quovai è interfacciato con la stampante fiscale RCH Print!F per l'emissione dei corrispettivi telematici. L'integrazione con Quovai offre diversi vantaggi: emissione diretta del documento fiscale, precisione, semplicità e velocità al momento del check-out. In caso di necessità, possiamo anche interfacciarci con il modello che hai già in tuo possesso. Contattaci.
L'integrazione fra il Channel manager e il nostro gestionale avviene in modo per te trasparente e permette di aggiornare automaticamente (sincronizzazione immediata) dal gestionale la disponibilità, i prezzi e le restrizioni, oltre a scaricare le prenotazioni. Puoi scegliere tutti i canali di cui hai bisogno (come ad esempio booking.com, Expedia, Airbnb, HRS etc.). C'è anche il Rate Shopper che tiene sotto controllo le tariffe dei tuoi concorrenti in tempo reale.
Per il tuo comfort: quando c’è pochissima disponibilità, se devi spostare una camera per qualsiasi motivo, c’è il rischio che mentre fai uno spostamento temporaneo i portali “sentano” (soprattutto in agosto) che si è liberata una stanza e inviino una prenotazione. Si creerebbe un overbooking.
Per evitare che questo succeda, abbiamo creato un bottone “Pausa channel” che consente a chi deve fare veloci spostamenti “tecnici” sul tableau di mettere in pausa il channel per 2 minuti, in modo che eventuali “movimenti” temporanei non vengano notificati ai portali.
Creare dei pacchetti: last minute, prenota prima (early bird), prenota entro il ecc, definendo il soggiorno minimo, lo sconto, le camere pertinenti, i servizi extra (cene, giorno sulla spiaggia, cane gratuito...), il periodo di vendita, ecc.
Generare dei codici promozionali (coupon) per incentivare la prenotazione diretta dal tuo booking engine.
Upselling: al momento della prenotazione online, proporre dei servizi aggiuntivi (trattamenti, ristorazione e tanto altro).
Inviare dei messaggi su misura in pochi secondi dal gestionale ai tuoi futuri ospiti.
Usare il nostro webshop (Quovai Offers) - contattaci.
I nostri report sono uno strumento di lavoro molto importante che ti consente di avere una risposta precisa alla domanda "Come sto andando quest'anno?" e a molte altre ancora. Offriamo vari report statistici, semplici e avanzati che possono essere esportarti nei formati XLS (Excel), ODS e PDF.
Certo, possiamo aiutarti a 360 gradi. Con il nostro servizio di Virtual Reception, se hai tanta o poca dimestichezza tecnologica, rimaniamo accanto a te.
Ti aiutiamo con vari aspetti: gestione della reception remotamente; assistenza con il gestionale; studio del tuo sito; lavorazione SEO/Google Ads; preparazione campagne pubblicitaria e landing page; creazione offerte speciali; gestione profilo social; assistenza con i vari portali OTA; miglioramento del punteggio delle recensioni. Se manca qualcosa, basta chiedere. Contattaci.
Abbiamo la chat di Zendesk (Zendesk Chat - precedentemente nota come Zopim) integrata nel nostro booking engine che aiuta a ridurre i tassi di abbandono e ad aumentare le conversioni. Con la chat, interagisci in tempo reale con i tuoi futuri ospiti. Stabilisce un dialogo diretto con loro, rispondi alle loro domande. È veramente un modo efficace e rapido per offrire assistenza. Ci sono anche le funzioni analitiche per misurare il successo di questo canale di comunicazione.
Facilitiamo la tua vita - il gestionale Quovai permette l’invio telematico delle Schedine Alloggiati al portale Alloggiati Web e delle statistiche all'ISTAT.
Il piano dei prezzi si trova qui. Offriamo dei prezzi competitivi. Siamo sempre disponibili a fornirti informazioni prima di concludere il contratto! Contattaci.
Abbiamo un portale di supporto per segnalare e tenere traccia dei tuoi ticket. Una volta aperto un ticket (inviandoci una email per esempio), rispondiamo usando il mezzo più appropriato per risolvere rapidamente il tuo problema: tramite email, telefonata, chat direttamente dal gestionale, Telegram...
Per noi tutte le tue domande e richieste sono di grande importanza. Una cosa importante: ogni struttura ha il nostro numero di telefono di riferimento da utilizzare per le emergenze. Inoltre siamo sempre operativi.
Inoltre se hai bisogno di qualche miglioramento, di una funzionalità in particolare, non c'è problema. Basta contattarci.
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