Ti offriamo la possibilità di testare le performance e la funzionalità del nostro gestionale nel comfort del tuo spazio lavorativo. Se hai tanta o hai poca dimestichezza tecnologica, rimaniamo accanto a te per tutto il periodo di prova. Ti aiutiamo come se fossi già un nostro cliente. Tutto senza impegno economico e in piena tranquillità.

La nostra soluzione ideale “all-in-one” comprende:

• Un PMS (Property Management System) ovvero un gestionale 100% in cloud che rappresenta il cuore pulsante della tua struttura ricettiva (o multi strutture) dove puoi pianificare le tariffe, gestire i servizi aggiuntivi, creare delle promozioni, inviare delle schedine alloggiati e dei rapporti ISTAT, gestire la fatturazione elettronica e corrispettivi, gestire dei gruppi, preventivi, online check-in, POS ecc.
• Un Booking Engine per ricevere prenotazioni direttamente sul tuo sito web (un canale di vendita diretta).
• Un Channel Manager che gestisce i canali di vendita online con una sincronizzazione immediata ed affidabile.
• Un Portale DMS in cui fungiamo da aggregatore di alloggi, esperienze, servizi turistici e molto altro, il tutto per aumentare la tua visibilità online.
• E volendo un Sito Web per la tua struttura ricettiva che riflette l’identità digitale della tua struttura ricettiva.

Se decidi di procedere con il gestionale QUOVAI, saremo felici di accoglierti! Contattaci.

Vuol dire che i dati della tua struttura non sono salvati sul tuo PC ma sui server nel cloud che noi gestiamo per tuo conto, liberandoti da ogni preoccupazione. Non dovrai acquistare, installare o gestire autonomamente né hardware né software. Ti basta un browser e una connessione internet affidabile per accedere al PMS sia dal tuo computer, dal tuo tablet che dallo smartphone.

Sì, Quovai PMS può facilmente gestire più proprietà anche con un unico tableau o con gestioni separate ed unico accesso. Offriamo anche il servizio di adempimento ISTAT per le multiproprietà o per le strutture ricettive che hanno camere e appartamenti associati a diversi codici ISTAT. 

Valutiamo con cura caso per caso in modo da scegliere l’approccio migliore per effettuare una transazione senza alcun rischio. Possiamo importare i dati delle tue vecchie prenotazioni se riesci a fornircele in formato Excel/CSV e anche le anagrafiche dei clienti: i tuoi dati sono al sicuro, non perderai nulla!

Usiamo i data centre di Hetzner e Aruba in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (il regolamento europeo su privacy e protezione dei dati personali – GDPR – General Data Protection Regulation). I data centre sono ubicati in Germania, Italia e Finlandia, e quindi non viene operato alcun trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea (importante nel contesto della protezione dei dati personali dei vostri ospiti).

L’integrazione fra il Channel manager e il nostro gestionale avviene in modo per te trasparente e permette con una sincronizzazione immediata di aggiornare automaticamente dal gestionale la disponibilità, i prezzi e le restrizioni, oltre a scaricare le prenotazioni. Puoi scegliere tutti i canali di cui hai bisogno (come ad esempio booking.com, Expedia, Airbnb, HRS etc.). C’è anche il Rate Shopper che tiene sotto controllo le tariffe dei tuoi concorrenti in tempo reale.

Inoltre, quando c’è pochissima disponibilità, se devi spostare una camera per qualsiasi motivo, c’è il rischio che mentre fai uno spostamento temporaneo possa entrare una prenotazione dai diversi portali creando un overbooking. Per evitare che questo succeda, abbiamo creato un bottone “Pausa channel” che consente a chi deve fare veloci spostamenti “tecnici” sul tableau di mettere in pausa il channel per 2 minuti, in modo che eventuali “movimenti” temporanei non vengano notificati ai portali.

I nostri report sono uno strumento di lavoro molto importante che ti consente di avere un’idea chiara e precisa sull’andamento e sulle performance della tua struttura ricettiva nel tempo. Offriamo vari report statistici, semplici e avanzati che possono essere esportarti nei formati XLS (Excel) e PDF.

Il gestionale Quovai permette l’invio telematico delle Schedine Alloggiati al portale Alloggiati Web e delle statistiche di movimentazione turistica all’ISTAT: vogliamo facilitarti la vita e rendere il tuo lavoro pratico e veloce.

Certo, ti aiutiamo a 360 gradi. Con il nostro servizio di Virtual Reception, se hai tanta o poca dimestichezza tecnologica, rimaniamo sempre accanto a te e ti guidiamo su tutti gli aspetti della gestione della tua attività: gestione della  reception da remoto; assistenza con il gestionale; studio del tuo sito; lavorazione SEO/Google Ads; preparazione campagne pubblicitaria e landing page; creazione offerte speciali; gestione profilo social; assistenza con i vari portali OTA; miglioramento del punteggio delle recensioni. E se avessi bisogno di altro tipo di assistenza, ti basterà chiedere! Contattaci per maggiori informazioni.

Lavoriamo per garantirti un prodotto innovativo e sicuro. Puoi rimanere tranquillo sapendo che il gestionale Quovai è sempre aggiornato con le nuove norme nazionali ed europee.

• Direttiva PSD2 e modalità SCA
  Il 14 settembre 2019 è entrata in vigore una direttiva (valida nei Paesi dello Spazio Economico Europeo – EU 24, UK ed Islanda, Liechtenstein e Norvegia) che cambia il modo di lavorare delle strutture ricettive, in particolare per quanto riguarda i pagamenti elettronici. Si tratta della direttiva PSD2 (Payment Services Directive). Una delle principali novità della direttiva PSD2 è la SCA (Strong Customer Authentication) che è un’autenticazione ‘forte’ del cliente. Noi abbiamo adattato la nostra modalità di check-out al sistema integrato Stripe per le transazioni online in modalità SCA.
• Regolamento europeo GDPR
  Il gestionale Quovai PMS è conforme al Regolamento (UE) 2016/679, il regolamento europeo su privacy e protezione dei dati personali – GDPR – General Data Protection Regulation.
• Gestione della fatturazione elettronica
  In QUOVAI è possibile gestire tutto il ciclo di fatturazione attivo e passivo, inserire la firma digitale, automatizzare l’invio al Sistema di Interscambio, inviare fatture transfrontaliere, effettuare la conservazione sostitutiva e l’emissione di corrispettivi telematici grazie all’integrazione con la stampante fiscale di RCH Print!F, Epson e Ditron.

Abbiamo stabilito un Accordo per il Trattamento dei Dati (ai sensi dell’art. 28 GDPR) per il trattamento dei dati personali tra il Titolare del trattamento (tu come struttura ricettiva) e il Responsabile del trattamento (noi come Quovai). L’Accordo è importante per dimostrare e governare il nostro rapporto di lavoro (i nostri obblighi, le nostre responsabilità e passività) e viene mostrato subito dopo il primo login a Quovai PMS.

• Consenso all’attività di emailing marketing: Le prenotazioni che inserisci manualmente o che arrivano dai portali tramite il channel manager, vengono salvate nel gestionale e il sistema imposta il consenso privacy a “esecuzione del contratto” (ai sensi dell’art. 6 GDPR). Questo significa che registri i dati nel gestionale solo al fine di poter fornire un servizio contrattualizzato con il cliente (es. una prenotazione) e che allo scadere di questo servizio (es. dopo il check-out) i dati verranno anonimizzati. Al momento del check-in, puoi anche chiedere al cliente di dare il consenso all’email marketing. Per le prenotazioni ricevute tramite il booking engine il cliente avrà già visualizzato l’informativa privacy e dato il consenso a conservare i dati per un periodo più lungo come definito nell’informativa privacy e può essere che avrà già dato il consenso (esplicito e verificabile tramite un’azione positiva) a ricevere informazioni commerciali/marketing.
• Periodo di conservazione dei dati personali: I dati della Pubblica Sicurezza (schedine delle persone alloggiati) e dell’ISTAT (rispondendo ai dettami del Regolamento (UE) 692/2011) vengono pseudonimizzati 5 giorni dopo il check-out.
• Ricca gamma di diritti di accesso al gestionale: ci sono vari livelli di accesso per rispondere alle tue esigenze in conformità al GDPR. Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità: Gestione | Configurazione | Tableau | Listino | PS & ISTAT | Messaggi email | Report di base/completi | Fatturazione di base/completa | Accesso completo. Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il “tableau” visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login “esterni” da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.
• PCI DSS compliance: All’inserimento degli estremi della carta di credito dei tuoi clienti (nome e cognome, numero di carta e data di scadenza) i dati vengono raccolti tramite Auric Systems. Il sistema AuricVault di AuricSystems fornisce un servizio sicuro e compatibile PCI DSS di archiviazione off-site per i dati della carta di credito.

 La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2019. Direttamente all’interno del gestionale Quovai, puoi emettere le fatture attive (ai tuoi clienti) e ricevere le fatture passive (dai tuoi fornitori) con un codice destinatario che ti forniamo. Possiamo anche registrare le fatture transfrontaliere dal 1 luglio 2022.

Abbiamo anche semplificato la procedura per te con l’automatizzazione della firma digitale del documento, dell’invio al Sistema di Interscambio (SdI) e della conservazione digitale (10 anni).

In più, puoi anche a) stampare le fatture in pdf, b) visualizzarle in formato xml e c) scaricare un archivio da fornire al tuo commercialista o da utilizzare per lo scambio dati con altri programmi.

Inoltre, il gestionale Quovai è interfacciato con i registratori telematici RCH Print!F, EPSON e DITRON per l’emissione dei corrispettivi telematici. L’integrazione con Quovai offre diversi vantaggi: emissione diretta del documento fiscale, precisione, semplicità e velocità al momento del check-out. In caso di necessità, possiamo anche interfacciarci con il modello che hai già in tuo possesso. Contattaci per maggiori informazioni.

Ci sono diverse azioni che puoi intraprendere al fine di incrementare il numero di conversioni per la tua struttura ricettiva, vogliamo suggerirtene qualcuno.

• Creare dei pacchetti del tipo last minute, prenota prima (early bird), prenota entro il ecc, definendo il soggiorno minimo, lo sconto, le camere pertinenti, i servizi extra (cene, giorno sulla spiaggia, cane gratuito…), il periodo di vendita, ecc.
• Generare dei codici promozionali (coupon) per incentivare la prenotazione diretta dal tuo booking engine.
• Effettuare un Upselling: al momento della prenotazione online, potrai proporre dei servizi aggiuntivi (trattamenti, ristorazione e tanto altro).
• Inviare dei messaggi su misura in pochi secondi dal gestionale ai tuoi futuri ospiti.
• Usare il nostro portale di Destination Management System (DMS) per promuovere i servizi e le esperienze della destinazione.
• – Utilizzare la chat integrata nel nostro booking engine che aiuta a ridurre i tassi di abbandono e ad aumentare le conversioni: con la chat interagisci in tempo reale con i tuoi futuri ospiti stabilendo un dialogo diretto con loro, rispondendo alle loro domande e offrendo assistenza in modo pratico e veloce.                                    

Abbiamo un portale per tenere traccia dei tuoi ticket e un team di esperti pronti ad aiutarti per ogni problema.
Una volta aperto un ticket (inviandoci una email per esempio), rispondiamo usando il mezzo più appropriato per risolvere rapidamente il tuo problema: tramite email, telefonata, chat direttamente dal gestionale (Tawk), Whatsapp o Telegram.

Inoltre ogni struttura ha il nostro numero di telefono di riferimento da utilizzare per le emergenze: siamo sempre al tuo fianco per risolvere ogni dubbio!

Per noi tutte le tue domande e richieste sono di grande importanza: se hai bisogno di qualche miglioramento, di una funzionalità in particolare, basta contattarci e troveremo insieme la soluzione migliore per le tue esigenze.