Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die QUOVAI S.r.l. die personenbezogenen Daten der Nutzer verarbeitet, die die Website quovai.com besuchen und die von Quovai angebotenen Dienste nutzen.

Die personenbezogenen Daten werden im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet.

Die Quovai-Dienste richten sich ausschließlich an volljährige Nutzer. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 18 Jahren.

2. Verantwortlicher

Der Verantwortliche ist:

QUOVAI S.r.l.
Eingetragen im Handelsregister von Varese
REA VA-398327
USt-IdNr. 01871320493
E-Mail: hello@quovai.com
Telefon: +39 02 87198048

3. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Navigationsdaten

Während der normalen Nutzung der Website können die zum Betrieb der Website eingesetzten IT-Systeme und Softwareverfahren bestimmte technische Daten erfassen.

Zu diesen Daten können beispielhaft die IP-Adresse, der verwendete Browsertyp, Informationen über das Gerät und Daten zum Zugriff auf die Website gehören.

Diese Daten werden verarbeitet, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Sicherheit der Website und der Quovai-Dienste zu gewährleisten.

Vom Nutzer freiwillig bereitgestellte Daten

Wenn der Nutzer das Formular „Informationen anfordern“ verwendet oder Quovai kontaktiert, können wir die freiwillig bereitgestellten Daten erheben, darunter:

• Vor- und Nachname;
• E-Mail-Adresse;
• Website;
• Name der Unterkunft;
• im Freitextfeld eingegebene Informationen;
• sonstige vom Nutzer freiwillig mitgeteilte Informationen.

Die Daten werden ausschließlich verwendet, um auf die Anfrage des Nutzers zu antworten, Informationen über die Quovai-Dienste bereitzustellen und, sofern gewünscht, den Zugang zur Software-Testversion zu ermöglichen oder eine geschäftliche Verhandlung aufzunehmen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten können zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

Bearbeitung von Informations- und Software-Testanfragen

Die Verarbeitung ist erforderlich, um auf die Anfragen des Nutzers zu reagieren und auf Anfrage der betroffenen Person vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bereitstellung der Quovai-Dienste

Wenn der Nutzer die Quovai-Dienste nutzt, werden die Daten in dem Umfang verarbeitet, der für die Erfüllung des Vertrags und die Bereitstellung der angeforderten Dienste erforderlich ist.

Sicherheit der Systeme und Dienste

Bestimmte Daten können verarbeitet werden, um die Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern und die IT-Systeme von Quovai zu schützen. Diese Verarbeitung beruht auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Daten können verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und behördlicher Pflichten oder von Anfragen der zuständigen Behörden erforderlich ist.

Sofern bestimmte Verarbeitungstätigkeiten die Einwilligung des Nutzers erfordern, wird diese gesondert eingeholt und kann jederzeit widerrufen werden.

5. Ort der Verarbeitung und Datenübermittlung

Die mit den Quovai-Diensten verbundene Verarbeitung erfolgt über IT-Infrastrukturen und technische Dienstleister, die von der QUOVAI S.r.l. genutzt werden.

Quovai nutzt unter anderem Aruba-Rechenzentren in Italien sowie Hetzner-Rechenzentren in Deutschland und Finnland.

Die Daten werden überwiegend innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet.

Sollte die Nutzung bestimmter Anbieter oder technologischer Dienste die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR mit sich bringen, erfolgt die Übermittlung im Einklang mit Art. 44 ff. DSGVO und auf Grundlage der in den geltenden Vorschriften vorgesehenen Garantien, wie Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln.

6. An wen die Daten weitergegeben werden können

Die QUOVAI S.r.l. verkauft die personenbezogenen Daten der Nutzer nicht an Dritte.

Personenbezogene Daten können an Dienstleister verarbeitet oder weitergegeben werden, die für den Betrieb und die Bereitstellung der Quovai-Dienste unbedingt erforderlich sind, darunter:

• Hosting- und Rechenzentrumsanbieter;
• Anbieter von Cloud-Infrastrukturen;
• E-Mail-Dienstleister;
• Technologie- und Software-Dienstleister;
• Berater und Fachleute, soweit erforderlich;
• sonstige an der Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Dienste beteiligte Parteien.

Diese Parteien verarbeiten die Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften und werden, soweit erforderlich, gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter benannt.

Daten können auch an die zuständigen Behörden oder an andere Parteien weitergegeben werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine berechtigte behördliche Anfrage vorliegt.

7. Cookies und Tracking-Tools

Die Quovai-Website kann Cookies und andere technische Tools verwenden, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind.

Weitere Informationen zu den verwendeten Cookies, ihren Zwecken und zur Verwaltung Ihrer Einstellungen finden Sie in unserer gesonderten Cookie-Richtlinie.

8. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, unbedingt erforderlich ist, im Einklang mit den in der DSGVO vorgesehenen Grundsätzen der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung.

Über das Formular „Informationen anfordern“ erhobene Daten werden für einen Zeitraum von höchstens 3 Monaten ab der Anfrage aufbewahrt, es sei denn, es wird eine vorvertragliche oder vertragliche Beziehung begründet, die eine weitere Aufbewahrung rechtfertigt.

Daten zu Kunden und zur Nutzung der Quovai-Dienste werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und anschließend für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zum Schutz der Rechte der QUOVAI S.r.l. erforderlich ist.

Für Daten, die im Rahmen des Dienstes „Umano“ verarbeitet werden, gelten zusätzlich die im entsprechenden Abschnitt festgelegten besonderen Aufbewahrungsregelungen.

9. Wie wir personenbezogene Daten schützen

Die QUOVAI S.r.l. trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Zerstörung oder Offenlegung zu schützen.

Die Kommunikation zwischen dem Browser des Nutzers und den Quovai-Diensten wird mittels HTTPS/TLS-Protokollen geschützt.

Quovai setzt zudem Authentifizierungssysteme, Zugriffskontrollen und die Beschränkung des Datenzugriffs auf ausschließlich diejenigen Systeme und Personen ein, die für die Bereitstellung der Dienste autorisiert und erforderlich sind.

Trotz der Umsetzung angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann kein IT-System und kein Übertragungssystem über das Internet absolute Sicherheit gewährleisten.

Die Quovai-Website kann Links zu von Dritten betriebenen Websites oder Diensten enthalten. Die QUOVAI S.r.l. ist nicht für die von diesen Parteien angewandten Verarbeitungspraktiken personenbezogener Daten verantwortlich. Wir empfehlen den Nutzern, die jeweiligen Datenschutzerklärungen zu lesen, bevor sie personenbezogene Daten bereitstellen.

10. Zugriff auf E-Mails über E-Mail-Dienste – Dienst „Umano“

Sofern sich der Nutzer für die Nutzung des von Quovai angebotenen Dienstes „Umano“ entscheidet, kann er die Anwendung ermächtigen, über Drittanbieterdienste – einschließlich der Google Gmail API – auf sein E-Mail-Postfach zuzugreifen.

Der Zugriff auf das Postfach erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Ermächtigung durch den Nutzer über das vom E-Mail-Anbieter bereitgestellte Authentifizierungs- und Autorisierungssystem.

Für Gmail fordert Quovai nur die Berechtigungen an, die für den Betrieb der Funktionen des Dienstes „Umano“ erforderlich sind.

Art der abgerufenen Daten

Nach Ermächtigung durch den Nutzer kann der Dienst auf folgende in den E-Mails enthaltene Daten zugreifen:

• den Inhalt der E-Mail-Nachrichten;
• den Betreff der E-Mails;
• die E-Mail-Adresse des Absenders;
• die E-Mail-Adresse des Empfängers und etwaiger weiterer Empfänger;
• Datum und Uhrzeit der Nachricht;
• etwaige in den E-Mails enthaltene Anhänge;
• technische Metadaten, die für die Verarbeitung und Verwaltung der Nachrichten erforderlich sind.

Zwecke der Verarbeitung

Die E-Mail-Daten werden ausschließlich verwendet, um die vom Nutzer im Rahmen des Dienstes „Umano“ angeforderten Funktionen bereitzustellen, insbesondere um:

• die per E-Mail eingegangenen Anfragen automatisch zu analysieren;
• die zur Bearbeitung von Gäste- oder Kundenanfragen erforderlichen Informationen zu extrahieren;
• Angebote automatisiert zu erstellen;
• Entwürfe oder automatische Antworten auf die eingegangenen Anfragen vorzubereiten;
• den Betrieb der vom Nutzer im Rahmen des Dienstes konfigurierten Automatisierungen zu ermöglichen.

Die durch den Zugriff auf die E-Mails erlangten Daten werden nicht zu Werbezwecken, für kommerzielles Profiling oder zum Verkauf an Dritte verwendet.

Die über die Gmail API erlangten Daten werden nicht verwendet, um allgemeine Modelle künstlicher Intelligenz oder Modelle künstlicher Intelligenz zu trainieren, die für andere Zwecke als die Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktionen bestimmt sind.

Verwendung von über Google APIs erlangten Daten

Die Verwendung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen an andere Anwendungen erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Die über Google APIs erlangten Daten werden ausschließlich verwendet, um die vom Nutzer angeforderten Funktionen des Dienstes „Umano“ bereitzustellen und zu verbessern, im Einklang mit den vom Nutzer erteilten Berechtigungen.

Der Zugriff auf Google-Nutzerdaten ist auf die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke beschränkt.

Weitergabe und Verarbeitung der E-Mail-Daten

Die durch den Zugriff auf die E-Mails erlangten Daten werden weder verkauft noch zu kommerziellen oder Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Die Daten können verarbeitet werden:

• durch die IT-Systeme von Quovai;
• durch Hosting- und Cloud-Infrastrukturanbieter;
• durch Technologieanbieter, die für die Verarbeitung der Daten und den Betrieb des Dienstes „Umano“ unbedingt erforderlich sind.

Ein Zugriff auf die Daten durch natürliche Personen ist auf die Fälle beschränkt, die aus Sicherheitsgründen, für technischen Support, zur Fehlerbehebung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten unbedingt erforderlich sind, im Einklang mit den von Quovai getroffenen Berechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen.

Aufbewahrung der E-Mail-Daten

Die aus den E-Mails extrahierten oder verarbeiteten Daten werden ausschließlich für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktionen des Dienstes „Umano“ erforderlich ist.

Die Aufbewahrungsdauer wird auf Grundlage der Art der Daten, der genutzten Funktion und der für die Bereitstellung des Dienstes erforderlichen technischen Anforderungen bestimmt, im Einklang mit den in der DSGVO vorgesehenen Grundsätzen der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung.

Sobald die Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die Aufbewahrung ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zum Schutz der Rechte der QUOVAI S.r.l. erforderlich.

Widerruf des Zugriffs und Löschung der Daten

Der Nutzer kann jederzeit:

• die Ermächtigung zum Zugriff auf sein E-Mail-Postfach über die Einstellungen seines Google-Kontos oder des genutzten E-Mail-Anbieters widerrufen;
• die Integration mit dem E-Mail-Dienst deaktivieren;
• die Löschung der mit dem Dienst „Umano“ verbundenen Daten im Rahmen der geltenden Vorschriften verlangen.

Der Widerruf der Ermächtigung verhindert, dass Quovai über die autorisierte Integration auf neue Daten aus dem E-Mail-Postfach zugreift.

Datensicherheit

Quovai trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die im Rahmen des Dienstes „Umano“ verarbeiteten Daten zu schützen, darunter:

• auf die für den Betrieb des Dienstes erforderlichen Systeme und Personen beschränkter Datenzugriff;
• Schutz der Kommunikation durch verschlüsselte HTTPS/TLS-Protokolle;
• Authentifizierungs- und Zugriffskontrollsysteme;
• Maßnahmen zur Verhinderung unbefugten Zugriffs, Verlusts oder Offenlegung der Daten.

11. Rechte der betroffenen Personen

Im Einklang mit der DSGVO kann die betroffene Person, soweit anwendbar, folgende Rechte ausüben:

• eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten vorliegen, und Zugang zu diesen zu verlangen;
• die Berichtigung oder Aktualisierung der personenbezogenen Daten zu verlangen;
• die Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen;
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
• der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen;
• die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, soweit anwendbar, deren Übertragbarkeit zu verlangen;
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
• eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Die Ausübung dieser Rechte ist im Rahmen und nach Maßgabe der geltenden Vorschriften kostenlos.

12. Wie Sie uns kontaktieren können

Für jede Anfrage zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie die QUOVAI S.r.l. kontaktieren:

E-Mail: hello@quovai.com
Telefon: +39 02 87198048

Die betroffene Person hat außerdem das Recht, eine Beschwerde einzureichen bei der:

italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali)
Piazza Venezia n. 11
00187 Rom – Italien
Telefon: +39 06 696771
E-Mail: protocollo@gpdp.it
Offizielle Website der italienischen Datenschutzbehörde

13. Änderungen dieser Erklärung

Die QUOVAI S.r.l. kann diese Datenschutzerklärung ändern oder aktualisieren, um sie an regulatorische Änderungen, Weiterentwicklungen der angebotenen Dienste oder Änderungen in der Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten anzupassen.

Die jeweils aktuellste Version der Datenschutzerklärung ist stets auf der Quovai-Website verfügbar.

Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieses Dokuments angegeben.