Introduzione
“L’overbooking è quella cosa che ti accade quando non hai camere disponibili ed è Ferragosto e non accade mai quando sei vuoto ed è il 14 novembre”, Confucio, 500 a.C.
L’overbooking è una sfida che ogni gestore di strutture ricettive prima o poi si trova a dover affrontare. Questo fenomeno si verifica quando le prenotazioni superano la disponibilità di camere, causando disagi e potenziali danni alla reputazione. Fortunatamente, l’adozione di un channel manager può rappresentare la soluzione per evitare questi problemi. In questo articolo, esploreremo alcuni piccoli accorgimenti per evitare, o almeno ridurre, l’overbooking attraverso l’utilizzo di un PMS/channel manager come per esempio Quovai PMS.
Cos’è un Channel Manager?
Un channel manager è uno strumento digitale che permette alle strutture ricettive di gestire e distribuire in tempo reale la disponibilità delle loro camere su molteplici canali di prenotazione, come Booking.com, Expedia, Airbnb e molti altri. Questo strumento può aiutare a prevenire l’overbooking, sincronizzando automaticamente le prenotazioni tra i vari canali.
Alcuni accorgimenti per evitare l’Overbooking
Sincronizzazione in tempo reale: assicurati che il tuo channel manager invii aggiornamenti in tempo reale o con un intervallo di tempo più breve possibile. Questo significa che ogni volta che ricevi una prenotazione su un canale, la disponibilità sul tuo inventario dovrebbe essere automaticamente ridotta e aggiornata su tutti gli altri canali.
Pianificazione delle disponibilità: puoi riservare una certa percentuale delle tue camere per ogni canale. Questo ti permette di avere un controllo maggiore sulla distribuzione delle tue camere, minimizzando il rischio di overbooking.
Gestione delle prenotazioni di ultima camera/ultima ora: quando ricevi una prenotazione diretta e hai solo una camera disponibile, potrebbe essere consigliabile attendere qualche minuto prima di confermare la prenotazione. Questo ti darà il tempo di verificare se sono arrivate prenotazioni contemporanee da canali OTA, permettendoti di gestire la situazione e di evitare l’overbooking.
Conclusione
L’overbooking può rappresentare una sfida considerevole per gli albergatori, ma con l’adozione di pratiche consigliate può essere efficacemente gestito, riducendo notevolmente il rischio. Assicurati di adottare una sincronizzazione in tempo reale delle tue prenotazioni, di pianificare attentamente le disponibilità per ciascun canale e di gestire con cura le prenotazioni di ultima ora, soprattutto quando si dispone di un numero limitato di camere. Queste strategie ti permetteranno di offrire ai tuoi clienti un’esperienza senza stress, preservando al contempo la reputazione e l’efficienza della tua struttura.